Präqualifizierung
Vor der Auditierung muss ein Compliance-System eingerichtet werden, welches den Maßstäben des Hamburger Compliance Standards gerecht wird.
Auditierung
Die Auditierung durch externe Auditoren, die bei der Handelskammer Hamburg akkreditiert sein müssen, ist das Herzstück des Verfahrens.
Zertifizierung
Nach einem erfolgreichen Audit verleiht die Handelskammer Hamburg das Hamburger Compliance Zertifikat.
Re-Zertifizierung
Nach drei Jahren kann eine Re-Zertifizierung mit dem Hamburger Compliance Zertifikat erfolgen – regelmäßig in einem verkürzten Verfahren.
Entzug
Wenn Unternehmen gegen den Hamburger Compliance Standard verstoßen, kann das Zertifikat entzogen werden.

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Re-Zertifizierung

Wenn sich das Unternehmen weiterhin redlich verhält und die erforderlichen Verfahren aufrecht erhält, kann das Hamburger Compliance Zertifikat auf Antrag des Unternehmens durch eine Rezertifizierung verlängert werden.

Audit im abgekürzten Verfahren

Das dazu erforderliche Audit kann in einem abgekürzten Verfahren durchgeführt werden, wenn das Unternehmen nachweist, dass während der vergangenen drei Jahre keine nachteiligen Veränderungen in der Compliance-Organisation vorgenommen worden sind. Der Nachweis kann durch eine entsprechende Erklärung der Geschäftsleitung und durch Vorlage der regelmäßigen Compliance-Berichte für den Audit-Zeitraum erbracht werden.

Die Entscheidung, ob das Audit im abgekürzten Verfahren durchgeführt werden kann, obliegt der Handelskammer Hamburg auf Empfehlung von Pro Honore e.V. Bei einer positiven Rezertifizierung gelten die Zertifikatsrechte für weitere drei Jahre.

Negatives Re-Zertifizierungsverfahren

Verläuft das Rezertifizierungsverfahren negativ, wird das Unternehmen unverzüglich informiert und Gelegenheit zu einer Stellungnahme und zur Abhilfe gewährt. Kann auch daraufhin den Bedenken nicht abgeholfen werden, wird die Nutzung des Hamburger Compliance Zertifikats untersagt.

Das Unternehmen hat dann sofort die Zertifizierungsurkunde, sämtliche Kopien der Urkunde und Dateien herauszugeben und in elektronischen Medien zu löschen. Ferner hat das Unternehmen die Verwendung des Hamburger Compliance Zertifikats sowohl intern als auch extern zu unterlassen, alle Werbemittel oder Schriftstücke, die das Zertifikat tragen, zu vernichten und darf keine Schriftstücke oder Werbemittel mit dem Verweis auf das Hamburger Compliance Zertifikat mehr in den Umlauf geben.

Streitfälle

In Streitfällen kann das Clearing Board eingeschaltet werden.